Arra gondoltunk: miért állnánk meg itt?
A cashflow-dashboard megvolt, és jól válaszolt egy kérdésre: mennyi pénz jön be a következő 30, 60, 90 napban. Ez önmagában is nagy előrelépés volt a három szétszórt Excel-fülhöz képest, úgyhogy napi szinten kezdtük el használni.
És pont ez adta az ötletet. Ha már ott volt az adatmodell, a Power BI-projekt, a szokás, hogy reggel megnyitjuk: miért néznénk csak azt, mennyi pénz jön be? Ugyanabból a könyvelési exportból kiolvasható, mennyi a valódi árrésünk. Ugyanabból a számlaadatból látszik, mennyire vagyunk kiszolgáltatva a legnagyobb három ügyfelünknek.
A konkrét kérdés, ami elindította a bővítést: mennyi pénzt keresünk valójában, és mennyi marad belőle, miután mindenkit kifizettünk, az államot is?
Egy cashflow-riportot nem lehet ész nélkül feltölteni öt új témával. Vagy zsúfolt lesz, vagy elveszik benne a lényeg. Úgyhogy nem toldottuk meg: újrastrukturáltuk hat önálló, de egymásra épülő modulra.
Hat modul, egy felület
A cashflow-runway mostantól csak egy modul a hatból. A riport fejlécében lévő menüsor között ugyanúgy váltunk, mint bármelyik webalkalmazásban:
Végigmegyünk mind a hat oldalon, valós felületről, valós (bár demóra cserélt) számokkal.
01 · Áttekintés
A reggeli öt szám
Ez a képernyő nyílik meg először. Öt KPI-kártya adja meg az irányt: árbevétel, üzemi eredmény, adózott jövedelem, nettó cash pozíció, kintlévőség. Mindegyiknek saját akcentusszíne jelzi, hogy bevétel-jellegű, eredmény-jellegű vagy figyelmeztető számról van szó.
Alatta a havi árbevétel-trend, az iparági bontás és a top ügyfelek. Nem kell külön oldalra kattintani ahhoz, hogy lássuk, honnan jön a pénz.
Az "Előző hónap vs. aktuális hónap" panelnél tudatosan nem toltunk bele hamis, kitalált tavalyi összehasonlítást. Az adatunk egy évet fed le, úgyhogy azt vetjük össze, amit tényleg tudunk: a most záruló hónapot az előzővel.
02 · Cashflow
A runway, három horizonton egyszerre
Ez maradt a régi dashboard szíve, csak egy szintet feljebb csiszolva. A runway-szám a lényeg: mennyi pénzünk lesz 30, 60, 90 nap múlva, ha a biztos bevételt (kintlévőség + visszatérő ügyfelek + súlyozott pipeline) nézzük, és levonjuk belőle a fix kiadást.
A pipeline-diagram valószínűséggel súlyozza a folyamatban lévő ajánlatokat: egy ötven százalékos eséllyel álló projekt csak a fele értékével számít bele az előrejelzésbe. Nem optimista becslés, hanem reális.
03 · Eredmény
A vízesés, ami korábban csak könyveléskor derült ki
Vízesésdiagram: árbevétel mínusz működési költség egyenlő üzemi eredmény. Az árrés így egyetlen számban látszik (a képen látható demo-példában 87,1%), nem kell hozzá külön számolgatni. Ezt korábban csak utólag láttuk, amikor a könyvelő lezárta a hónapot.
Mellette a havi árrés-trend és a bevétel-mix (ismétlődő SLA-bevétel vs. egyszeri projekt): megmutatja, mennyire vagyunk kiszolgáltatva egy-egy nagy, egyszeri munkának.
04 · Adózás
A modul, amivel a legóvatosabbak voltunk
Ez volt a legkényesebb rész. Az átalányadós modell (40% költséghányad) alapján becsüli a közterheket (SZJA, TB-járulék, szochó) és az áfa-pozíciót, hónapról hónapra.
Fontos: ez becslés, nem könyvelés. Ezért van egy állandóan látható figyelmeztető sáv az oldal alján: a pontos adót a könyvelő állapítja meg. Egy dashboard nem helyettesíti a könyvelőt. Segít addig tájékozódni, amíg el nem éred.
05 · Ügyfelek
A szám, amit korábban nem néztünk tudatosan
Az ügyfél-koncentráció megmutatja, mekkora bevételt visz a legnagyobb néhány ügyfél (a képen látható demo-példában a top 3 együtt 43,6%-ot). Ez az a szám, amit egy cégvezető ritkán számol ki magától, pedig havonta érdemes látni: megmutatja, mennyire vagy kiszolgáltatva néhány partnernek.
Az iparági és szolgáltatás-kategória szerinti bontás megmutatja, hol koncentrálódik a bevétel, és hol lenne hely növekedésre, ha nem akarunk három céghez kötve maradni.
06 · Kintlévőség
A modul, amire egy bank is rákérdez
Korosítás szerint bontva: mennyi számla van lejárat előtt, mennyi 1-30, 31-60, 61-90, 90+ napja esedékes. Egyetlen pillantással látszik, ha valami elkezd csúszni.
Az átlagos fizetési idő és a késve fizetők aránya azok a számok, amikre egy bank vagy befektető is rákérdez, ha valaha odáig jutunk. Jó tudni előre, mit válaszolnánk.
Mit ad ez egy cégvezetőnek?
A hat modul külön-külön is hasznos, de az igazi értéke abban van, hogy együtt egyetlen kérdésre válaszolnak: hol áll most a cég, és mire kell figyelni?
- Öt perc alatt képben vagy. Nem kell összeollóznod semmit. Megnyitod, és látod a bevételt, az eredményt, a maradó pénzt.
- Nem a hónap végén szembesülsz. Az árrés vagy egy elszálló költség menet közben látszik, amíg még tehetsz róla.
- Tudod, mennyi a tiéd valójában. A bevételből az adó és a költség levonása után maradó összeg a lényeg, nem a bankszámla egyenlege.
- Látod a kockázatot. Ha három ügyfél viszi a bevétel nagy részét, az egy szám, amit érdemes minden hónapban látni.
- Nem kell hozzá pénzügyesnek lenned. A számok mellett ott van, mit jelentenek. Nem könyvelői nyelven beszél.
A technikai része a mi dolgunk. Neked annyit kell tenned, hogy havonta rászánsz öt percet.
Ugyanezt meg lehet csinálni a te céged adataival is
Nem kell hozzá Power BI licenc a legtöbb esetben: a Power BI Desktop ingyenes. Nem kell hozzá adatbázis: CSV, Excel, Google Sheets is tökéletesen működik forrásként. Az első 30 perces konzultáción megmutatjuk, milyen adataid vannak, és mit lehetne belőlük látni.
Mikor éri meg ilyet építeni
Ha ismerős a helyzet, hogy a bevételt látod, de a képet nem:
- Tudod, mennyi jön be, de nem tudod egy pillanat alatt, mennyi marad belőle költség és adó után
- Ismered a legnagyobb ügyfeledet, de nem tudod pontosan, mennyire vagy kitéve neki
- A kintlévőséget táblázatból kell összeszámolnod ahelyett, hogy egy grafikonról leolvasnád
- Excel-fülek helyett egyetlen felületet szeretnél, ami minden hónap végén magától frissül
A dashboard nem old meg helyetted döntéseket, de megmutatja azt, ami már ott van az adataidban, és ami nélkül csak tapogatóztál.