Hogyan volt előtte
Három helyen volt az adat. A kiállított számlák CSV exportban. A folyamatban lévő projektek és ajánlatok egy Google Sheets táblában. A weboldalról beérkező chatbot érdeklődők szintén Sheetsben, de egy másik fülön.
Ha azt akartuk tudni, mi várható a következő hónapban: nyitottunk három ablakot, megnéztük mindhárom forrást, fejben — vagy Excelben — összeadtuk, amit láttunk. Nem volt egységes kép. Nem volt előrejelzés. Csak adat volt, több helyen.
A konkrét kérdés, amire nem tudtunk válaszolni: mennyi pénz jön be a következő 60 napban, és honnan?
Mit csináltunk
Megépítettük a cashflow előrejelző dashboardot Power BI Desktop-ban. Az alapötlet: egyetlen felületen látszódjon egyszerre a kintlévőség (amit az ügyfél még nem fizetett), a várható projekt bevételek, az ismétlődő ügyfelektől várható összeg, és az online érdeklődőkből várható bevétel — mindezt szembeállítva a fix kiadásokkal.
A végeredmény egy 2 oldalas Power BI riport:
- Főoldal — vizuális előrejelzés: vízesésdiagram, kombinált bar+line chart (tényleges vs. várható), KPI kártyák
- Részletek oldal — táblázatos nézetek: kintlévős számlák, nyitott projektek, chatbot leadek listája
Hogyan kerül oda az adat?
Három forrásból jön minden: a kiállított számlák egy könyvelési exportból, a folyamatban lévő ajánlatok egy Google Sheets táblából, az online érdeklődők pedig a weboldalas chatbotból — automatikusan. A dashboard ezeket fűzi össze. Külön megnyitni, másolni, összesíteni nem kell.
Így néz ki a dashboard
Egy képernyőn látszik minden, ami korábban három különböző helyen szétszórva volt. Megnyitod reggel, és tudod, hol állsz.
A bevételi előrejelzés — 5 kategóriában
Az előrejelzés öt részből áll: a biztosan beérkező kintlévőségekből, a visszatérő ügyfelektől várható összegből, a folyamatban lévő ajánlatokból, az online érdeklődőkből — és szemben velük a havi fix kiadásokkal. Így látszik egyszerre a teljes kép.
Bevételi kilátás — példa (30 napos horizont)
Egyetlen csúszkával váltható, hogy 30, 60 vagy 90 napos képet mutasson a dashboard. Nem kell semmit újraszámolni — a rendszer automatikusan frissíti az összes számot.
Miért érdemes erre szakembert fogni?
Egy ilyen dashboard összerakni papíron egyszerűnek tűnik — a valóságban tele van buktatóval, amit csak tapasztalattal lehet elkerülni.
- Az adatok sosem olyanok, amilyennek lennie kellene. A számlák exportja más formátumban van, mint a Google Sheets — összekötni őket kézi munka nélkül komoly beállítást igényel.
- Egy rossz képlet az egész előrejelzést elrontja. Ha a súlyozás vagy a dátumkezelés hibás, a dashboard helyesnek látszó, de téves számokat mutat — és ezt nehéz észrevenni.
- A karbantartás sem triviális. Új ügyfél, új kategória, megváltozott struktúra — ha a modell nem rugalmas, minden változtatás újrakezdést jelent.
Mi ezeken már átmentünk a saját rendszerünkön. Amikor a tiédet építjük, nem kell ugyanezeket a falakat megütni.
Technikai stack
Mi lett belőle
Egyetlen helyen látszik most az összes, amit korábban három ablakból kellett összerakni. A dashboard reggel megnyitva megmutatja: van-e kintlévőség, ami esedékes, mi a várható bevétel a következő 30, 60 vagy 90 napban, és hogyan néz ki a tényleges vs. tervezett görbe.
A What-if szcenárió megmutatja azt is, mi változik, ha a következő 90 napban nem zárul egyetlen új projekt sem — és mit hoz, ha az összes pipeline lezárul. Nem kell hozzá új számítás, elég arrébb húzni a szeletelőt.
Ugyanezt meg lehet csinálni a te céged adataival is
Nem kell hozzá Power BI licenc a legtöbb esetben — Power BI Desktop ingyenes. Nem kell hozzá adatbázis: CSV, Excel, Google Sheets is tökéletesen működik forrásként. Az első 30 perces konzultáción megmutatjuk, milyen adataid vannak, és mit lehetne belőlük látni.
Mikor éri meg ilyet csinálni?
Ha azt tapasztalod, hogy a pénzügyi képet csak utólag látod — miután már elkészültek a számlák, miután már lezárult a hónap —, és nem tudod előre látni, mi jön:
- Van kintlévőséged, de nem látod egy helyen, melyik jön be mikor
- Van folyamatban lévő pipeline, de nem látod, ez mikor és mekkora bevételt jelent
- Visszatérő ügyfeleid vannak, de nem látod a havi várható összegüket előre
- Döntéseket kell hoznod (fejlesztés, felvétel, beruházás), de nem tudod, mikorra lesz rá forrás
A dashboard nem varázsol pénzt — de megmutatja azt, ami ott van, és segít előre látni.