Az Excel nem az ellenség. Van, amit soha nem old meg jobban egy automatizált rendszer. De van, amit az Excel évek óta csak túlél, nem megold. 4 kérdés, amivel szétválogatod a kettőt, mielőtt bármibe belekezdenél.
A táblázat 15 éve pontosan azt csinálja, amire kitalálták. Összead, rendez, kiszűr. A baj ott kezdődik, amikor egy céges folyamat köré épül négy másik táblázat, mindegyik más verzióban, és valaki minden hónap végén kézzel másolgat közöttük.
Ilyenkor nem az Excelt kell lecserélni. Azt a folyamatot kell megnézni, ami rátelepedett.
Az alábbi 4 kérdés abban segít eldönteni, melyik táblázatod nyugdíjazható automatizálással, és melyiket jobb békén hagyni. Ha mind a négyre igen a válasz, valószínűleg megéri belevágni. Ha kettőre nem, még várj.
Az automatizálás egyszeri beállítási munkával jár, amit a megtakarított idő térít meg. Ha a folyamat havonta fut egyszer, ez lassan térül meg. Ha hetente többször, sokkal gyorsabban.
Egy tipikus esetben minden hétfőn reggel valaki kézzel másol össze adatokat három forrásból egy riportba, amit az ügyvezető 8-kor átnéz. Ez heti másfél óra. Automatizálva nulla perc, a beállítás pedig két nap. Négy hónap alatt megtérül, utána tiszta nyereség.
Ha a folyamat ritkább, számold ki a megtérülést papíron, mielőtt nekiállsz.
Az automatizálás ott működik, ahol a szabály leírható. Ha az input változó, vagy a döntés helyzettől függ, az ember egyelőre nem helyettesíthető.
"Minden megrendelés után menjen ki a visszaigazoló email" leírható szabály. "Döntsük el, melyik ügyfélnek adjunk most engedményt" nem az, mert ítéletet igényel, nem logikát.
Ahol naponta más körülmények között kell dönteni, ott az automatizálás legfeljebb részmegoldás. Ahol "ha X, akkor Y" a logika, ott jól működik.
Ez a kettő együtt dönt. Egy folyamat, ami napi 10 percet visz el és szinte soha nem hibázik, más helyzetben van, mint egy, ami szintén napi 10 percet visz el, de hetente egyszer rossz adatot dob ki, amiből aztán egy óráig tartó "mi a valós szám" vita lesz.
Az időmegtakarítás számít, de a hibák eltakarítása sokszor többet ér. Egy rossz számlaadat vagy egy késve kimenő értesítés rejtett költség, amit manuális munkánál nehéz észrevenni, automatizálásnál viszont szinte el sem jut odáig.
Ha kevés időt visz el, de van benne hibalehetőség, az is elég ok az automatizálásra.
Ezt hagyja ki a legtöbb cég. Egy automatizált folyamat nem áll meg egy helyben: ha az adatforrás módosul, ha új mező kerül bele, valakinek hozzá kell nyúlnia. Ha erre nincs válasz, a rendszer előbb-utóbb csendben elromlik, és hetekig senki nem veszi észre.
Nem kell hozzá belső fejlesztőcsapat. De kell egy ember, aki érti az alaplogikát, és egy folyamat, amivel karban tudja tartani. Enélkül az automatizálás rövid távon spórol, hosszú távon számlát küld.
Illusztratív, tipikus arány, nem egy konkrét ügyfél mért adata.
Van, amikor inkább azt javasoljuk, ne automatizálj. Ha a folyamat ritka, és a beállítás több időbe kerül, mint amennyit egy év alatt megtakarítanál. Vagy ha a szabályok annyit változnak, hogy a rendszert folyamatosan újra kellene írni, és nincs, aki ezt megcsinálja. Ilyenkor egy jól megcsinált Excel-sablon nem kompromisszum. Egyszerűen a jobb megoldás.
A legtöbb KKV-nál van néhány folyamat, ami mind a négy kérdésre igennel válaszol, és ahol az automatizálás szinte azonnal megtérül. Ezek tipikusan:
Ezekben közös, hogy rendszeresen, szabály szerint futnak, és ha egyszer kimaradnak, a többi rendszer is megbicsaklik utánuk.
Ha egyszerre több folyamat is szóba jön, saccolj hármat: az éves manuális időt órában, a hibák eltakarítására elment időt, és az automatizálás beállítási idejét. Ahol az első kettő összege legalább háromszorosa a harmadiknak, ott érdemes kezdeni.
Nem kell pontos szám. Elég annyi, hogy "ez havi 10 óra" vagy "ez havi 1 óra". A kettő között minden döntés más.
Neked melyik táblázatod van már négy hónapja "ideiglenesen" használva?